Señores integrantes del Comité de Administración:
La Administración de una Comunidad de Copropietarios tiene complejidades que la hacen un poco más complicada de lo que parece a primera vista.
En general las personas piensan que la administración es fácil, y en cierta medida pueden tener razón de acuerdo a las prácticas que empleen para efectuar el trabajo. Si la idea es administrar los gastos y tratar solamente de mantener la situación tal como se encuentra, tal vez sea fácil.
Sin embargo ello queda totalmente desmentido, si consideramos la gran cantidad de consultas que recibimos respecto a la buena administración de los recursos financieros, y principalmente las centenas de demandas en contra de los condominios, -principalmente de Ãndole laboral- que se pueden conocer a través de internet, además tambien, de todos los casos de Mora Presunta de cotizaciones previsionales, que es posible conocer por la misma vÃa.
Es cierto que la administración de condominios, tiene algunas complejidades, también es posible decir, que ellas no debieran ser con el manejo de las finanzas.
Un ejemplo, analice sus propios gastos comunes del mes, del total de ellos, generalmente más del 70% corresponden a remuneraciones, lo que efectivamente es fácil de controlar, las liquidaciones de sueldos, las planillas de cotizaciones previsionales, los impuestos retenidos si corresponde, y ya tiene controlados cerca del 70% de los gastos o más.
Luego viene el pago del seguro de las áreas comunes, la electricidad común, las facturas de mantención y otros gastos mensuales de fácil control, entonces tiene ya cerca del 90% de los gastos controlados.
Queda aproximadamente un 10% de gastos que controlar, que surgen cada mes, entonces no es difÃcil esta parte.
Controlar los ingresos, si se utiliza el pago de los gastos comunes mediante transferencias electrónicas el trabajo se facilita, lo segundo puede ser con cheques nominativos y cruzados girados a nombre de la comunidad, si allà tiene el 80% de los pagos, solamente le queda revisar los pagos en efectivo, ello es fácil de controlar, un pago igual a un deposito bancario.
¿Qué hace el Administrador entonces, si todo se controla casi en forma automática?. Ciertamente el Administrador debiera entregar un plús con su trabajo
En edificios nuevos, mantenerlos de la mejor manera posible, para que las instalaciones tengan una larga vida.
En los edificios con cierta edad, digamos 15 años hacia arriba, ya hay que comenzar a preocuparse, las cables eléctricos se deben revisar, para verificar que se encuentren en buen estado, cambiar las ampolletas por otras de bajo consumo, asà se evita que el calor de las ampolletas de filamento (que pronto tendrán su fin) con el calor que irradian, vayan quemando los cables y generar cierto riesgo de incendio. De paso se baja el consumo de electricidad.
Mantener la techumbre del edificio, evitar las filtraciones hacia el último piso, revisar los diferentes ductos que tiene el edificio, preocuparse de las instalaciones de gas, de las instalaciones de prevención de incendios, etc, etc.
En medio de todo ello, trabajar las materias laborales, contratos actualizados, finiquitos si corresponde, feriados legales, control del Registro de Asistencia, actualización de rentas en la CCAF, etc, etc.. También el manejo de los seguros contratados, declarar los siniestros, apelar de las Liquidaciones, si corresponde, etc.
¿Y las relaciones con los copropietarios?
También pués, conocer a los copropietarios, cada uno tiene su propia importancia, y todos desean que se les escuche, participar en las Asambleas, saber de sus necesidades e inquietudes, ellos son en general, la principal fuente de retroalimentación del Administrador.
¿Y el Comité de Administración?
Uno de los órganos de la administración del edificio con el cual el administrador debiera trabajar en forma coordinada. La idea es presentar un Plan de Trabajo en forma anual, y lo más importante, llevarlo a cabo.
No sirve presentar un Plan de Trabajo y no hacer nada, mejor no presentarlo, pues se estarÃa en cierto modo engañando al Comité y a los Copropietarios. Presentar un Plan aunque sea de pocos temas pero llevarlo a cabo.
De todas formas se debe tener presente, que durante un año se presentan muchas situaciones que a veces impiden que todo se vaya desarrollando de acuerdo a lo planificado, pero las situaciones que no se puedan realizar un año, quedan para el próximo.
Una situación importante, que toda la planificación quede escrita, ya que la memoria es frágil.
Trabajando de ésta manera, se avanza, no hay mes en que no se deba efectuar un trabajo importante, no se trata de andar buscando o inventando en que gastar el dinero, sino en que se debe trabajar para mantener el edificio en buenas condiciones, y créame que he visto situaciones que impactan por lo mal mantenido que están algunos edificios.
Por ello, la disyuntiva es entonces ¿Administrar gastos? o ¿Administrar en forma eficiente todos los recursos de una Comunidad?
Una cosa es simplemente financiar los gastos que vayan apareciendo en el camino y una distinta efectuar una programación de las actividades del condominio, a objeto de diseñar también las fuentes de financiamiento.
Hay muchas actividades que se pueden hacer para realizar una buena gestión en cada condominio. Es más o menos parecido a lo que ocurre con las empresas en general, algunas quieren aumentar los ingresos, pero cuando se habla de pagar impuestos quieren que no sean tan altos, entonces... hay que usar la imaginación.
En los condominios puede ocurrir algo más o menos parecido, por ejemplo, la energÃa eléctrica ha subido sus precios, el agua, el gas, etc. pero se debe analizar si la comunidad -usando la imaginación- puede de alguna manera disminuir esos gastos, sin disminuir mucho el servicio que entregan o incluso aumentarlos.
Nuestra propuesta es entonces, administrar su edificio o condominio en forma eficiente, utilizando para ello todas las herramientas técnicas y administrativas necesarias, que le permitan entregar a sus comuneros una tranquilidad y transparencia respecto del trabajo que se realiza.
Labores de la administración
Solicite una visita o presupuesto para la administración de su edifico o condominio a: editor@eladministrador.cl o enviandonos un mensaje de contacto
Con bastante frecuencia recibimos consultas de señores copropietarios e incluso de miembros de los comités de administración de comunidad, solicitando alguna ayuda a objeto de solucionar algún inconveniente con su administrador.
Sin querer profundizar en el tema, se puede señalar que muchas veces se privilegia el monto que se le va a pagar al Administrador, por sobre sus conocimientos.
El Administrador no está solamente para cobrar los gastos comunes, pagar las cuentas y mandar a las personas. Salvo por supuesto que la propia comunidad lo decida asÃ.
Por ejemplo ¿Sabe su Administrador de contabilidad, de legislación tributaria, laboral, previsional?; ¿sabe de prevención de riesgos: desarrollar un Reglamento Interno -NO copiarlo- ?; ¿sabe cómo cumplir la exigencia normativa de Informar los Riesgos del trabajo, para no exponer la responsabilidad legal del condominio ante un eventual accidente laboral?; ¿desarrollar un Plan de Emergencias?, ¿preparar y presentar un documento ante algún organismo público como por ejemplo un tribunal, la Corte de Apelaciones, la inspección del trabajo, etc. etc?
¿Tiene su Administrador, por decirlo asÃ, alguna tendencia a ser transparente, por cierto muchos la tienen, pero hay varios que no. Eso es delicado, pues con el tiempo los costos no solamente pueden ser económicos, sino que de convivencia al interior de la comunidad?
El Administrador se puede ir, pero los problemas generados van a continuar en la comunidad... y por mucho tiempo, muchos años.
Entonces antes de adoptar alguna decisión piense que tipo de Administrador le va a satisfacer las necesidades a la Comunidad, no solamente las del Comité de Administración, sino que las de la Comunidad en general.
Solicite una visita o presupuesto para la administración de su edifico o condominio a: editor@eladministrador.cl o enviandonos un mensaje de contacto
Cordialmente,
Santiago Escárez San MartÃn
Diplomado (FAU U. de Chile )
en Administración de Edificios