¿Cómo hacer para que su condominio cuente con normas de trabajo permanente?

Señores Comités de Administración
Señor Administrador:

Son muchas las situaciones incorrectas sobre las cuales los señores copropietarios nos escriben solicitando una guía o un consejo para solucionarlas.

Alguna de ellas, francamente rozando los hechos delictivos. Pero en general, son situaciones que se facilitan y originan porque en el condominio no existen procedimientos de trabajo, de ninguna naturaleza.

No solamente los Conserjes deben tener sus procedimientos de trabajo, también las Asambleas, los Comités de Administración, y por supuesto el Administrador.

Todos deben conocer la forma de desarrollar su trabajo.

Sin embargo a pesar de conocer la necesidad de contar con procedimientos de trabajo, no se hace absolutamente nada para solucionar esa carencia, y por supuesto que es importante hacerlo.

Deseando contribuir a la satisfacción de dicha necesidad, hemos desarrollado un Manual de Procedimientos Operativos para condominios, conteniendo más de 90 procedimientos.

Los hemos separado en procedimientos para la Asamblea, para el Comité de Administración, para el Administrador y para los Conserjes. Sin embargo, no se incluyen procedimientos para enfrentar situaciones de emergencias.

También, son muchas las consultas que se reciben de personas que están recién ingresando al trabajo de la Administración de condominios, éste Manual de Procedimientos Operativos, le será de una ayuda fundamental para el desempeño exitoso de sus funciones. Para ellos será el A, B, C, de su trabajo. Oro puro para el Administrador.

En más ocasiones de aquellas que uno quisiera conocer, he sabido de situaciones en que personas tanto del Comité de Administración, como Administradores, quieren imponer su forma de trabajar, desconociendo en la forma más absoluta, las normas legales e incluso las del propio Reglamento de Copropiedad de su condominio.

Esa situación, se cortaría de raíz, si tuvieran implementado procedimientos de trabajo, ya que si se cambian las personas, el trabajo sigue la misma línea que se haya impuesto el condominio, incluso si las personas integrante del Comité de Administración cuentan con poca experiencia en las funciones, situación bastante común.

• Los residentes de una unidad con gastos comunes atrasados, no pueden ingresar a las Asambleas.
• Revisión de la Cotización Adicional Diferencia, cuando corresponda.
• Entrega de Certificados de Sueldos y Honorarios.
• Confección de un Plan de Trabajo por parte del Administrador.
• Confección de un Certificado de Copropietario Hábil.
• Rondas por el condominio por parte del Administrador.
• Entrega de Elementos de Protección Personal a trabajadores.
• Contratación de un Administrador.
• Despido de un Administrador.
• Información a entregar a los copropietarios respecto a las finanzas del condominio.
• Elección de los integrantes del Comité de Administración.
• Pérdida de la calidad de integrante del Comité de Administración.
• Forma de efectuar el conteo de votos en las Asambleas.
• Manejo de la información inserta en las Actas.
• Y, decenas de otras situaciones.

Todas ellas son situaciones que he conocido, se presentan o han presentado en un condominio, pero lo más importante son situaciones que deben estar detalladas como realizarlas.

Si ellas no se detallan, pueden suceder situaciones alejadas de la legalidad vigente, sea en forma intencionada –lo que es reprochable-, o por desconocimiento, de las normas vigentes o de la forma de trabajar.

Vea el Indice del Manual en formato PDF

Si todos los condominios al momento de comenzar a funcionar, tuvieran el Manual de Procedimientos, con absoluta seguridad se evitarían muchos, pero muchos malos ratos todos los copropietarios.

Esos malos ratos, muchas veces dicen relación con la pérdida de dineros, con gastos que no correspondía efectuar, con no hacer un ahorro por desconocer la forma de trabajar, o simplemente por trabajar todo en forma improvisada. En algunos trabajos de Revisión de Cuentas, hemos verificado situaciones muy desagradables, que con solamente el haber tenido implementado un procedimientos de trabajo se podrían haber evitado, y evitado también la pérdida de muchos miles de pesos.

Así se comenzaría a funcionar con un buen estándar de trabajo, pero sabemos que la realidad no es así. El primer Comité, debe comenzar prácticamente de cero.

En ese sentido, el Manual de Procedimientos, le será de una utilidad enorme al condominio, puede evitar la ocurrencia de muchas situaciones incorrectas, y por ello, generar, mayores ingresos o disminuir los gastos.

En otra palabras, el valor de uso que su condominio le pueda obtener al Manual de Procedimientos Operativos, será inmensamente mayor, al valor económico que está pagando por su adquisición, prácticamente un regalo, es insignificante comparado con la ayuda que le va a entregar a su comunidad.

Atendida la necesidad de contar con éste Manual de Procedimientos Operativos en las Comunidades de Copropietarios, hemos decidido que la inversión (si es que el monto se puede llamar inversión) que usted deberá realizar sea solamente de $ 166.000. Por dicho servicio se le entregará una Boleta de Honorarios. Solicite hoy su Manual de Procedimientos Operativos aquí.

A la fecha le hemos confeccionado a los condominios centenares de trabajos tales como: diferentes tipos de Reglamentos, Planes de Emergencias, Planes de Prevención, Revisiones de Cuentas, Confección de Actas de Entrega, solicitudes de rebaja de la CAD, lo que nos demuestra que contamos con su confianza.

Sé que es un valor económico bajo, por el equivalente de $ 166.600, se le está entregando prácticamente una profesión, estoy seguro que mucho más del material que se obtiene en cualquier curso de Administración de Condominios. Personalmente hice un Diplomado en Administración de Edificios en una importante Universidad, y ojalá me hubieran entregado un manual de ésta naturaleza, solamente por la mitad de su contenido, aún estaría agradecido. Me voy a arrepentir del bajo valor, pero una decisión es una decisión.

No todos, pero para algunos procedimientos se han desarrollado un documento anexo, para una mejor aplicación del respectivo procedimiento.

Son más de 100 procedimientos y aproximadamente el 20% de ellos cuenta con un documento Anexo. Para ser honestos, la verdad es que me ha costado decidirme para incluir algunos documentos, pero finalmente lo he decidido efectuar en aras del buen trabajo en un condominio.

Muchos condominios, no confeccionan los Certificados Anuales de Remuneraciones ni de Honorarios, tampoco han cambiado al represente legal del condominio ante el Servicio de Impuestos Internos, las constancias y despidos deben ser efectuadas a través del sitio web de la Dirección del Trabajo, y eso no se hace pues muchas veces cuando se contrata a un Administrador, no se le delegan las facultades para actuar como Representante Legal, por ello, también incluimos una Propuesta de delegación de esas facultades.

Los documentos que se anexan serán de una valiosa ayuda para el desempeño íntegro del cargo de Administrador por ejemplo, y del cumplimiento de las normas que se le exigen a un condominio en su carácter de empleador.

Como he comentado, son centenares los condominios que nos han encargado la ejecución de uno o más trabajos, en gran medida el trabajo que hemos desarrollado va dirigido a proteger la responsabilidad legal de cada condominio.

Indico lo anterior, con la finalidad de transmitir la misma confianza que quienes nos han confiado un trabajo ya lo han hecho.

El Manual de Procedimientos Operativos sin duda será un documento importante en la vida de su condominio. Contribuirá a un mejor estándar en la ejecución de cada actividad.

Un ejemplo simple, el condominio tiene un estándar respecto a la entrega de los gastos comunes de cada mes, debe ser entregado un Aviso de Cobranza firmado por el Administrador, ese es el procedimento y estándar. ¿Qué sucede si llega un Administrador y señala que eso no es necesario?

Sencillo de solucionar, ya que es el Administrador quién se debe apegar al estándar del condominio, y no al revés. Además que la entrega de la información debe ser efectuada de la manera indicada.

Es la misma situación de cuando una persona llega a trabajar a una empresa, allí no se dice yo trabajo a mi manera, sino que debe trabajar a la manera de la empresa que le ha otorgado el trabajo.

Son cientos las horas dedicadas al desarrollo del Manual de Procedimientos Operativos. Muchos dirán, antes de conocerlo siquiera, que no sirve, y que sobre su trabajo, no se les puede enseñar nada, que lo saben hacer mejor que nadie. Este Manual de Procedimientos trata de complementar esa experiencia.

Deseamos verdaderamente, contribuir al desarrollo de su condominio, y ello lo hacemos con este nuevo aporte, que entre otras situaciones, también nos lo habían solicitado confeccionar.

Solicite hoy mismo aquí su Manual de Procedimientos Operativos

Santiago Escárez San Martín
editor@eladministrador.cl