DICEN POR AHÍ, QUE EN LA CONFIANZA ESTA EL PELIGRO

POR ELLO

LE OFRECEMOS

REALIZAR A SU CONDOMINIO UNA REVISIÓN DE CUENTAS

Señores Miembros del Comité de Administración:

La Ley 19.537, en su art. 23 inciso 4°, dispone de a lo menos cuatro momentos en que se puede obtener una Rendición de Cuentas del Administrador:

• En forma obligatoria en las fechas que se hubieren determinado, generalmente hacia fines de año, o al momento de una Asamblea Ordinaria anual.
• Cuando el Administrador haga entrega de su cargo, al término de su gestión.
• En cada oportunidad que lo solicite la Asamblea de Copropietarios y,
• En cada oportunidad que lo solicite el Comité de Administración

Si la ley se ha preocupado en forma expresa acerca de la transparencia que debe existir en el manejo financiero de la Administración del una comunidad, y entregando expresas atribuciones de fiscalización al Comité de Administración y a la Asamblea, es porque la materia indudablemente importa, sobre todo considerando que se manejan importantes recursos que de no ser bien utilizados pueden generar graves trastornos a los copropietarios.

Entonces es importante para el Comité de Administración cumplir con su responsabilidad de solicitar al administrador rendiciones de cuentas con la periodicidad que el mismo Comité o Asamblea determine.

Esta atribución, más que un mero trámite administrativo, en la realidad, es una responsabilidad de gran importancia, dado que, de la revisión de esa rendición de cuentas, resultará una certificación expresa del estado de las finanzas de la comunidad y de la calidad de su manejo.

De hacer esa Rendición de Cuenta, puede resultar en una aprobación tácita de una gestión de Administración.

Una materia sobre la cual nos llega una gran cantidad de consultas, -y sobre todo reclamos- dice relación con la forma en que son manejados los aspectos financieros de las comunidades de copropietarios, y que en algunas casos, francamente llegan a la comisión de actos indeseables.
 
Realizar una Revisión de Cuentas a una comunidad de edificios, es sin duda una tarea única e irrepetible. Allí es donde reside la necesidad de un manejo especializado de este tipo de trabajo. Es irrepetible por cuanto a que, cada comunidad, tiene una fórmula diferente para tratar el manejo de sus finanzas. En efecto, la ley le brinda a estas organizaciones un alto grado de independencia y autonomía para determinar la forma de generar y gastar sus ingresos.

Las diferencias más importantes entre las Revisiones tradicionales y las específicas, residen en que las primeras operan bajo esquemas predefinidos, muchas veces reglamentados por las reparticiones públicas como por ejemplo el SII, basando toda su estructura, en la confección de un informe que se acompaña de un balance final a varias columnas, que resume el tratamiento de las diversas cuentas y con muchas definiciones que no son compatibles con las comunidades de edificios.

En tanto, la comprensión de este tipo de estados financieros por parte de los integrantes de la comunidad, es, en la mayoría de las veces escasa, por no decir nula, provocando severas controversias en las asambleas por disímiles interpretaciones

Por otra parte, el manejo de los respaldos en las comunidades de edificios, es menos rígido que el de cualquier contabilidad tradicional, esto por cuanto, el criterio para aceptar determinados documentos no habituales como respaldo, es sólo una determinación del comité de administración y será diferente dependiendo del edificio de que se trate y de los criterios que cada comité haya determinado.

Aún cuando la realidad es como se ha indicado en el párrafo anterior, la Revisión de Cuentas, le ayudará a determinar normas y procedimientos, que en gran medida determinaran la forma de trabajar de su Administrador, sea cambiado las veces que sea, ya que la persona que desempeñe el cargo deberá atenerse a esas normas y procedimientos, entregando con ello, resultados mas confiables.

Una vez que se efectúe una primera Revisión de Cuentas, en el futuro solamente se podrá realizar una Revisión de Cuentas menos extensa y confirmar con una prueba aleatoria significativa, que señale que el Administrador ha cumplido las normas y procedimientos.

En ese sentido la Revisión de Cuentas tiene el sentido de que el Administrador debe adherir sus forma de trabajar, a las para ticas que la misma comunidad se ha impuesto para el manejo de sus recursos financieros.

Ahora bien, una Revisión de Cuentas específica, es decir aquella realizada con personas con  experiencia en comunidades y en el manejo de los gastos comunes, tendrá la ventaja de que el auditor, examinará con mayor cuidado aquellos elementos que son punto frecuente de errores o problemas. Este tipo de auditores, logra entregar un informe más acotado, resumido y, por sobretodo, más comprensible para los comuneros. 

MATERIAS A REVISAR

Algunas materias a revisar son:

• ¿Están contabilizados todos los ingresos?
• ¿Se han depositados todos los ingresos?
• ¿Se encuentran acreditados todos los egresos con documentación legal?
• ¿La distribución de los gastos comunes ¿se encuentra correctamente efectuada?
• ¿Existen deudores morosos?
• ¿Se han pagado correctamente los sueldos e imposiciones previsionales?
• ¿Cómo se encuentran los contratos de trabajo?
• Existencia de seguros de incendio
• Se ha verificado el saldo de la cuenta bancaria
• Tiene el condominio una Fondo de Reserva, y cómo ha sido su manejo
• Etc. etc

Lo anterior no es más que es una nómina arbitraria, pues en algunos casos hemos determinado que:

• Una boleta de compraventa de una determinada empresa, aparecía respaldando compras del condominio que en esa empresa no se habían efectuado, porque la empresa no vendía los artículos de que daba cuenta la Boleta.
  

• Algunos miembros del Comité de Administración, no habían pagado sus cuotas, en circunstancia que aparecían ellas pagadas.
  

• La Caja Chica es utilizada como una forma de efectuar compras sin control alguno.
  

• Las imposiciones no han sido pagadas.
  

• Se han pagado trabajos a familiares de Miembros del Comité de Administración que nunca los efectuaron.
  

• Las Boletas que se rinden cuenta son de valores mayores que la copia que debe mantener la empresa que efectúo la venta.
  

• Copropietarios que han pagado sus gastos Comunes, aparecen como impagos.
  

• No se depositan diariamente los valores recaudados
  

• Y otras situaciones de igual naturaleza.

Si alguna de esas situaciones a usted le parece conocida, tenga la seguridad que en su Comunidad de Copropietarios, necesitan de una Revisión de Cuentas, ... ya que estas situaciones son muy buenas amigas, y generalmente no andan solas, si aparece alguna, es casi seguro que andará rondando otra por allí

INVERSIÓN

El trabajo es especial, y los valores que se cobran por ello, muchas veces son inalcanzables para las comunidades de copropietarios, y en razón a ello, hemos decidido efectuar un trabajo a niveles que puedan efectivamente solventar las comunidades. Hace poco tiempo, días, le mostré un trabajo a un copropietario y se sorprendió de los resultados, faltaba dinero por casi todos lados, varios millones, pero antes que nada, me indico, muy buena la presentación del trabajo.

Sin embargo, se debe considerar siempre, que ese valor a invertir, será de mucha utilidad, pues evitará -además- en muchos casos un desgaste notorio de las relaciones personales entre los señores copropietarios, que en muchos casos terminan en demandas judiciales.

Como cada Comunidad tiene su aspecto financiero manejado en forma diferente, solicite usted una cotización del trabajo de revisión aquí.

A MODO DE CONCLUSION

Muchas Comunidades son manejadas en forma correcta por los Administradores y de ello se percibe esa sensación, pero aún así, es preferible que ello sea manifestado por una opinión independiente y que de ello quede una constancia documentada como lo es, la Revisión de Cuentas.
 
Personal, con una amplia experiencia en el ámbito de la contabilidad y en la revisión de cuenta de Comunidades de Copropietarios, puede proporcionar a su comunidad una certeza acerca del manejo de su finanzas, como asimismo el diseño de sistemas administrativos y  de las medidas de control interno adecuadas a cada necesidad.

Por las razones expuestas creemos que si en su comunidad tienen alguna dificultad o en el mejor de los casos quieren tener una opinión independiente del manejo de sus recursos financieros, esta es una buena oportunidad para solicitarla. Si desea una cotización haga clic aquí.

Las Revisiones de Cuentas efectuadas en forma periódica, mas que demostrar desconfianza en quién o quienes se encuentran al frente de una comunidad, debe entenderse como una valiosa oportunidad que tienen los dirigentes, para acreditar ante quienes los eligieron, que han trabajado en forma transparente y mas aún, en forma diligente.

Aproveche pues esa oportunidad y solicite su revisión de Cuentas ahora mismo aquí.

Saludos cordiales,





Santiago Escárez San Martín
editor@eladministrador.cl


PD.      En la confianza esta el peligro, reza un Proverbio popular, y muchas comunidades han debido enfrentar momentos amargos al conocer de hechos reñidos con la confianza que se ha entregado a quién administra la comunidad. Disponga una Revisión de Cuentas en su Comunidad y apoye con fuerza la confianza, pero que ese apoyo se fundamente en hechos concretos y verificables. Solicítela Aquí.